W jaki sposób usprawnimy przepływ faktur w przedsiębiorstwie, czyli o księgowości XXI wieku


Właściciel praktycznie każdego przedsiębiorstwa miał do czynienia z tym problemem: zanim faktury znajdą się w archiwum, powinny zostać podpisane przez licznych pracowników. Tok jest długi i skomplikowany, ale jest łatwy patent na jego usprawnienie. Jaki?
faktura
Author: VLCinéaste
Source: http://www.flickr.com
Obieg faktur między personelem często jest koszmarny. Proces jest nieuporządkowany, pojedyncza faktura wraca do pracownika parokrotnie, albo przepada gdzieś w stosie reszty dokumentów… Na szczęście, są dostępne jednak skuteczne rozwiązania, przyspieszające przepływ faktur. Workflow faktur, czyli obieg dokumentacji, opiera się na szczegółowym zaplanowaniu kto, dla kogo i kiedy dostarcza faktury.




Proces najczęściej prezentowany jest za pośrednictwem grafik i dzieli się na kilka punktów. Każdy z nich obejmuje zaangażowanych pracowników i precyzuje zakres ich zadań. Opisuje także, jaki powinien być stan faktury w danych fazach. Workflow faktur może zostać przygotowany i kontrolowany przez specjalne rozwiązania informatyczne, ale właściciele firm mogą iść kolejny krok dalej w usprawnianiu procesu i postawić na elektroniczny obieg faktur - . Do systemu wprowadzamy podstawowe dane dokumentu, tzn. jego numer seryjny, kwotę, na którą opiewa oraz walutę rozliczeniową.

faktura
Author: Steve Jurvetson
Source: http://www.flickr.com
W kolejnym etapie podajemy konkretne daty (np. otrzymania, wysłania, otrzymania płatności) oraz dane kontrahenta. Możemy budować własne bazy z danymi klientów, dzięki czemu, wypełnianie takich faktur będzie jeszcze szybsze. Dalej planujemy, jak będzie przebiegał obieg faktur - czytaj o obiegu faktur. System sam także może nam zaprojektować jego przebieg. W efekcie powstaje wykres, wyszczególniający do kogo i w jakim czasie ma trafić dany dokument. Tok finalizuje akceptacja faktury przez uprawnioną do tego osobę i ostateczna archiwizacja.

Elektroniczny obieg faktur w naszej firmie znacznie ułatwi obieg dokumentów pomiędzy pracownikami i zagwarantuje większą przejrzystość w dokumentacji. Cały proces możemy rozpisać za pomocą specjalnych narzędzi i dodatkowo zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów. Rozwiązania, które nam to umożliwią są dostarczane też przez polskie firmy.

Podoba Ci się ten materiał? Jeżeli tak, to na pewno ucieszy Cię informacja, że inny tego rodzaju tekst jest na wyciągnięcie ręki. Po prostu zobacz ten link zadośćuczynienie z oc sprawcy.

Już teraz korzysta z nich kilkadziesiąt tysięcy osób.

Tags: dokumenty, Faktura, rozliczenie