Jakim sposobem można dzisiaj zagwarantować sobie porządek w dokumentach i prościej go utrzymać w przyszłości?


Zwyczajny Kowalski, w szczególności jeżeli jest posiadaczem własnej firmy, posiada dużo dokumentów, związanych na przykład z kwestiami bankowymi bądź urzędowymi. Część z nich jest bardzo istotna, wobec tego nie można ich zgubić. Posiadanie porządku w dokumentach niestety nie zawsze jest łatwym zadaniem. O czym w takim przypadku w pierwszej kolejności należy pamiętać?

szafka na dokumenty
Author: Timm Suess
Source: http://www.flickr.com
Podstawowe znaczenie ma regularne sprawdzanie dokumentów. Im częściej się to odkłada, tym uporządkowanie wszystkich pism jest dużo trudniejsze. Dobrze jest raz na miesiąc lub dwa przejrzeć wszystkie posiadane dokumenty i pozbyć się tych, jakie nie są już potrzebne. Takie brakowanie dokumentów to bardzo istotna czynność, zwłaszcza w firmach, w których ich liczba jest większa. Oczywiście, należy pamiętać że dokumentów nie można wyrzucać, ponieważ czasami znajdują się na nich ważne informacje, które mogłyby zostać w niewłaściwy sposób wykorzystane przez osoby nieupoważnione. Wszystkie dokumenty trzeba dobrze podrzeć albo pociąć. Utylizacja dokumentów niekiedy zajmuje dużo czasu, dlatego firmy dość często decydują się na zakup profesjonalnych niszczarek, które ułatwiają to zadanie. Planując porządki w dokumentach, dobrze jest zaopatrzyć się w kilka przydatnych akcesoriów, takich jak na przykład segregatory i foliowe koszulki, do jakich będzie się wkładało poszczególne kartki. Segregatory można podpisać, żeby wiedzieć, które dokumenty się w nich znajdują. Świetnym rozwiązaniem są również kolorowe karteczki, na jakich będzie się spisywało istotne informacje. Nie można odkładać segregacji dokumentów na później - polecany artykuł.



segregatory z dokumentami
Author: osseous
Source: http://www.flickr.com
Brak porządku może okazać się brzemienny w skutkach, gdy w kłopotliwej sytuacji będzie się potrzebowało ważnych pism albo zaświadczeń, a ich odszukanie w bałaganie zajmie sporo czasu. Naturalnie, jeżeli raz już uprzątnie się swojego dokumenty, warto starać się ten porządek utrzymać i następne dokumenty wkładać do wybranych koszulek i segregatorów. W ten sposób, zaoszczędzi się sobie pracy w przyszłości. Nieprzydatnych dokumentów natomiast nie należy składować bez celu, tylko bezzwłocznie powinno się je dokładnie niszczyć.

Sprawdź też: http://destroy.pl/

Tags: porządek, pismo, dokumentacja, segregator